Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Eric Pötzsch
[Adresse]
E-Mail: reply-flow-support@proton.me

Bei der Nutzung von ReplyFlow verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Registrierungsdaten: E-Mail-Adresse und (verschlüsseltes) Passwort bei der Kontoerstellung.
• Name: Ihr Name, sofern Sie ihn im Profil angeben.
• Unternehmensprofil: Name des Unternehmens, Branche, gewünschte Tonalität, Sprache und Signatur, die Sie im Onboarding angeben.
• Bewertungstexte: Google-Bewertungstexte und Sternebewertungen, die Sie zur Verarbeitung eingeben. Diese Texte werden zur Generierung von Antworten an die Anthropic API übermittelt und von uns in der Datenbank gespeichert.
• Generierte Antworten: Die von der KI generierten Antworten werden auf Ihrem Wunsch in der Datenbank gespeichert.
• Zahlungsdaten: Ihre Kreditkartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und niemals auf unseren Servern gespeichert. Wir erhalten lediglich eine anonymisierte Zahlungsmethoden-ID.
• Nutzungsdaten: Anzahl generierter Antworten, Status des Abonnements.
• IP-Adressen (Demo): Zur Missbrauchsprävention speichern wir bei der Nutzung der öffentlichen Demo-Funktion temporär Ihre IP-Adresse. Diese wird automatisch nach maximal 24 Stunden gelöscht und nicht für andere Zwecke verwendet.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Bereitstellung des ReplyFlow-Dienstes:

• Bereitstellung und Betrieb des ReplyFlow-Dienstes
• Nutzerauthentifizierung und Kontoverwaltung
• Generierung von KI-Antworten auf Ihre Bewertungen
• Abwicklung von Zahlungen und Verwaltung Ihres Abonnements
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Nach Kündigung und vollständiger Löschung Ihres Kontos werden alle personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. steuerliche Belege: 10 Jahre gemäß § 147 AO).

Supabase (Datenbank & Authentifizierung, USA)

Wir nutzen Supabase, Inc. (650 Castro St, Mountain View, CA 94041, USA) als Datenbankdienstleister. Ihre Anmelde- und Unternehmensdaten werden auf Supabase-Servern gespeichert. Supabase ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: supabase.com/privacy

Anthropic (KI-Verarbeitung, USA)

Zur Generierung von Antworten werden die von Ihnen eingegebenen Bewertungstexte an die API von Anthropic, PBC (548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) übermittelt. Anthropic speichert diese Texte nicht dauerhaft und verwendet sie nicht zum Training von KI-Modellen (API-Nutzung). Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt (TLS). Datenschutzinformationen: anthropic.com/privacy

Stripe (Zahlungsabwicklung, USA)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe, Inc. (354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA). Ihre Kreditkartendaten werden direkt von Stripe verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. ReplyFlow erhält keinen Zugriff auf vollständige Kartennummern. Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy

Resend (E-Mail-Versand, USA)

Für den Versand von System-E-Mails (z. B. Beta-Codes) nutzen wir Resend, Inc. (USA). Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse an Resend übermittelt. Datenschutzinformationen: resend.com/legal/privacy-policy

Outscraper (Bewertungs-Import, USA)

Zum Import von Google-Bewertungen nutzen wir Outscraper (USA). Dabei wird die von Ihnen hinterlegte Google Maps URL an Outscraper übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Daten Ihrer Kunden direkt an Outscraper übergeben. Datenschutzinformationen: outscraper.com/privacy-policy

Vercel (Hosting, USA)

ReplyFlow wird auf der Infrastruktur von Vercel, Inc. (340 Pine Street, San Francisco, CA 94104, USA) betrieben. Vercel verarbeitet dabei technische Verbindungsdaten (IP-Adressen, Anfrage-Logs). Datenschutzinformationen: vercel.com/legal/privacy-policy

Hetzner (EU-Server-Infrastruktur, Deutschland)

Für Datenbankserver und Infrastruktur nutzen wir ergänzend Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Alle auf Hetzner gespeicherten Daten verbleiben ausschließlich in der EU. Datenschutzinformationen: hetzner.com/legal/privacy-policy

Mit allen oben genannten Drittanbietern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten ("Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: reply-flow-support@proton.me

Sie können Ihren Account jederzeit selbst unter Einstellungen → Gefahrenzone → Account löschen vollständig löschen. Dabei werden alle Ihre Daten unwiderruflich entfernt.

ReplyFlow verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Sitzungsverwaltung (Authentifizierungscookies von Supabase). Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Kein Tracking, keine Werbung.

Ihre Cookie-Einwilligung wird im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers gesichert und nicht an Server übertragen.

Alle Datenübertragungen zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgen verschlüsselt über HTTPS/TLS. Passwörter werden ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert. Zahlungsdaten werden niemals auf unseren Servern gespeichert.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets unter reply-flow.de/datenschutz. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

Stand: Mai 2026